تطوير مهارات الاتصال

4.    تطوير مهارات الاتصال بالنسبة للعاملين

وهذه المهارات هي :

§        مهارات التحدث:  وهو الاهتمام بمحتوى الحديث ومضمونه ومراعاة الفروق الفردية بين الأفراد واختيار الوقت المناسب للحديث ومعرفة أثره على الآخرين .

§        مهارات الكتابة:  وهي تدريب العاملين على الكتابة الإدارية الموضوعية الدقيقة وتجنب الأخطاء الهجائية والإملائية ،  وهذا يتطلب تطوير التفكير وزيادة حصيلة معلومات العاملين اللغوية وترقيه أسلوبهم في الكتابة .

§        مهارة القراءة :  وهي زيادة سرعة الفرد في القراءة وفهمه لما يقرأ

§        مهارة الإنصات :  اختيار العامل ما يهمه من معلومات وبيانات مما يصل ‘إلى سمعه

§        مهارة التفكير :  وهي سابقة أو ملازمة أو لاحقة لعملية الاتصال

§        زيادة مهارة العاملين في استخدام وسائل الاتصال

§        تطوير نظم حفظ المعلومات :  يجب أن يتوافر في أي نظام لحفظ المعلومات والبيانات السهولة والبساطة والوفر في المال والجهد والاقتصاد في المساحة المطلوبة لعملية الحفظ وتحقيق أمن وأمان المستندات والأوراق والأشرطة المتضمنة لهذه المعلومات والبيانات .

§        الاتجاه نحو ديموقراطية القيادة :  هي تعني شورى ومشاركة من جانب العاملين وتعرف على أفكارهم وآرائهم .  وهي تعني أيضا اتصالات أنشط وأصدق ,ايسر وانخفاضا في الإشاعات .

§        تدعيم الثقة بين العاملين في المنشأة :  وذلك يؤدي إلى تيسير الاتصالات وتقليل وقت الاتصالات .  وفي ظل انعدام الثقة بين العاملين بعضهم ببعض وبين العاملين وأفراد الجمهور يكون هناك دائما اتصال مكتوب بمستند لإثبات أن هناك اتصالا قد تم ولإثبات موضوع الاتصال .

§        تخلي العاملين عن الاتجاهات السالبة :  إذا سادت الاتجاهات الموجبة المنشأة سادت الاتجاهات الموجبة نحو المعاملة مع الجمهور ومع العاملين بعضهم بعضا .

§        توعية العاملين بالفروق الفردية بين الأفراد

§        تخليص العاملين من الفقد والمشكلات النفسية حتى لا تكون معوقا للاتصال الجيد .

§        تدعيم شبكة الاتصالات غير الرسمية بأكبر قدر من الحقائق والمعلومات وذلك لتقليل الشائعات التي تزدهر في ظل نقص المعلومات

§        تنشيط الاتصالات الأفقية وذلك حتى يتمكن العاملون في مستوى إداري معين الاتصال ببعضهم البعض في مختلف الإدارات فهو يقلل من المشكلات التي يسببها مركزية التنظيم للاتصال من حيث الزيادة في الوقت والجهد وكذلك لضمان التعاون بين إدارات المنشأة ومعرفة العاملين بالمنشأة بالعمل الذي يقوم به زملائهم في الإدارات الأخرى ولكن ينبغي للمرؤوس أن يحصل على إذن رئيسه قبل الاتصال بالإدارات الأخرى كما يجب أن يخطره بنتائج هذه الاتصالات الأفقية التي هو طرفا فيها .

§        تقييم نتائج الاتصال :  وذلك للتأكد من تحقيق أهداف الاتصال وهذا التقويم هو المدخل لتطوير وتحسين الاتصالات مستقبلا .